Privacybeleid

1. Wie zijn wij?

Freqnt Jobs is een dienst van Top Media Groep, gevestigd in Nederland. Wij bieden een platform waarmee werkgevers en recruitmentbureaus kandidaten werven via advertenties op Facebook en Instagram, sollicitanten automatisch screenen via WhatsApp en alle kandidaten beheren in een helder overzicht.

Contactadres: info@freqnt.nl

2. Twee groepen betrokkenen

Dit beleid gaat over twee groepen mensen van wie wij gegevens verwerken:

• Klanten: de werkgevers en recruitmentbureaus die een account hebben bij Freqnt Jobs.
• Kandidaten: de mensen die solliciteren via een advertentie of vacaturepagina van een van onze klanten.

Voor kandidaatgegevens is de werkgever of het bureau waarbij je solliciteert de verwerkingsverantwoordelijke. Freqnt Jobs treedt daarbij op als verwerker: wij verwerken kandidaatgegevens uitsluitend in opdracht van en volgens de instructies van die klant, vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.

3. Welke gegevens verzamelen wij?

Van klanten verwerken wij:

• Accountgegevens: e-mailadres en wachtwoord (versleuteld) bij registratie.
• Bedrijfs- en vacaturegegevens: bedrijfsnaam, vacatureteksten, doelgroep en screeningsvragen die u instelt.
• Gebruiksgegevens: IP-adres, paginabezoeken en acties binnen de applicatie, verzameld via Google Analytics 4 (geanonimiseerd).

Van kandidaten verwerken wij, namens onze klanten:

• Sollicitatiegegevens: naam, telefoonnummer en e-mailadres, zoals ingevuld in het leadformulier van de advertentie op Facebook of Instagram (Meta lead-ads) of op de vacaturepagina.
• Screeningsgegevens: de antwoorden die een kandidaat geeft tijdens de screening via WhatsApp.
• CV-gegevens: een eventueel gedeeld CV en de daaruit afgeleide informatie over opleiding en werkervaring.
• Talentpoolgegevens: als de kandidaat daarvoor toestemming geeft, bewaren we het profiel voor toekomstige passende vacatures van dezelfde werkgever of hetzelfde bureau.

4. Waarvoor gebruiken wij deze gegevens?

• Het leveren van onze dienst: advertenties plaatsen, sollicitaties verzamelen, kandidaten screenen en het overzicht voor de werkgever vullen.
• Het beoordelen van de match tussen kandidaat en vacature op basis van de door de klant ingestelde criteria.
• Het versturen van transactionele berichten (bevestigingen, screeningsvragen, statusupdates).
• Het verwerken van betalingen via Stripe (wij slaan geen betaalgegevens op).
• Het analyseren van gebruik om de dienst te verbeteren.

5. Screening via WhatsApp

Na een sollicitatie kan de kandidaat via WhatsApp een aantal screeningsvragen ontvangen. Deelname is vrijwillig: een kandidaat die niet reageert of aangeeft te willen stoppen, ontvangt geen verdere berichten. De gesprekken verlopen via het WhatsApp Business Platform van Meta en worden uitsluitend gebruikt voor de sollicitatieprocedure bij de betreffende werkgever of het betreffende bureau.

6. Bewaring van gegevens

Klantgegevens bewaren wij zolang het account actief is. Na opzegging worden de gegevens binnen 30 dagen verwijderd, tenzij wettelijke bewaarplichten anders vereisen.

Kandidaatgegevens bewaren wij namens de klant maximaal 4 weken na afronding van de sollicitatieprocedure, of maximaal 1 jaar wanneer de kandidaat toestemming heeft gegeven voor opname in de talentpool. Daarna worden de gegevens automatisch verwijderd. Klanten kunnen daarnaast per kandidaat op elk moment alle gegevens wissen met de wisknop in het kandidatenoverzicht.

7. Delen met derden

Wij delen gegevens uitsluitend met de volgende categorieën verwerkers en partijen, onder passende overeenkomsten:

• Supabase: databasehosting (EU).
• Railway: applicatiehosting.
• Meta Platforms: het tonen van advertenties en het aanleveren van sollicitaties via leadformulieren op Facebook en Instagram.
• WhatsApp Business Platform (Meta): het versturen en ontvangen van screeningsberichten.
• Anthropic: AI-verwerking voor het screenen en samenvatten van sollicitaties (er wordt niet meer gedeeld dan nodig voor de betreffende sollicitatie).
• Resend: het versturen van transactionele e-mails.
• Stripe: betalingsverwerking.
• Google Analytics 4: geanonimiseerde websitestatistieken.

8. Rechten van klanten en kandidaten

Op grond van de AVG heeft u het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking en overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens, en het recht om bezwaar te maken tegen verwerking.

Ben je kandidaat? Richt je verzoek in eerste instantie aan de werkgever of het bureau waarbij je hebt gesolliciteerd: die partij is verwerkingsverantwoordelijke. Je kunt ook rechtstreeks contact met ons opnemen via info@freqnt.nl; wij zorgen er dan samen met de klant voor dat je verzoek wordt afgehandeld. Zie ook onze pagina voor gegevensverwijdering.

9. Beveiliging

Wij passen passende technische en organisatorische maatregelen toe om gegevens te beschermen, waaronder versleuteling van toegangsgegevens, HTTPS-verbindingen en beperkte toegang tot productiesystemen.

10. Cookies

Wij gebruiken functionele cookies (sessie-authenticatie) en analytische cookies (Google Analytics 4, geanonimiseerd). U kunt cookies uitschakelen via uw browserinstellingen. Zie onze cookieverklaring voor het volledige overzicht.

11. Contact en klachten

Vragen over dit beleid? Mail naar info@freqnt.nl. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.